Podpis elektroniczny

Podpisywanie umów, faktur oraz bieżących dokumentów może powodować pewne problemy. Zwłaszcza, jeśli bierzemy pod uwagę te, które my wysyłamy do naszych kontrahentów, ponieważ to one zapewniają nam bieżące przychody.

Z drugiej strony posiadanie w domu drukarki, skanera oraz pieczątki również wydaje się w niektórych sytuacjach niewygodne. Dokumenty jednak podpisywane są przez dwie lub więcej osób. Przez to wysłanie wynegocjowanej umowy jest niezwykle skomplikowanym procesem.

Wdrożenie w organizacji podpisu elektronicznego stwarza zupełnie nowe możliwości dla naszej działalności. Zwłaszcza, że jest on wykorzystywany nie tylko w zakresie czynności wymienionych powyżej, na potrzeby kontaktów z biznesem, ale również z administracją publiczną. Dzięki jego zastosowaniu nie istnieje problem osobistego składania dokumentów w instytucjach państwowych, ale również drukowania i podpisywania umów czy faktur, nawet przez kilka osób.

Podstawowe zalety podpisu elektronicznego:

• Oszczędność czasu oraz pieniędzy;
• Wygoda używania;
• Możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych;
• Szybkość działania;
• Większa trudność w „podrobieniu” w stosunku do tradycyjnego;
• Łatwiejsza weryfikacja wprowadzanych zmian w podpisanych dokumentach;
• Łatwość obsługi urządzeń oraz samego podpisu;
• Eliminacja konieczności przekazywania sobie dokumentów w momencie, kiedy jest to znacznie utrudnione przez odległość lub sytuację epidemiologiczną;
• Możliwość wykorzystywania e-podpisu na urządzeniach przenośnych.

Warto przy okazji wprowadzania do organizacji e-podpisu, zastanowić się nad jego wykorzystaniem nie tylko w odniesieniu do dokumentów księgowych czy zawieranych umów. Szersze spojrzenie na procesy zachodzące w organizacji, pozwoli na usprawnienie wewnętrznych procedur, związanych z generowanymi zaświadczeniami czy potwierdzeniami.